弊社はまずこのクライアントと詳細なヒアリングを行い、現状の業務フローや日々の業務の進行状況をしっかりと把握することから始めました。ヒアリングを通じて明らかになったのは、複数の業務で非効率が発生しており、特に繰り返しの作業や手動で行っているデータ入力、書類作成、顧客対応などに多くの時間が割かれているという点でした。また、部門間でのコミュニケーションの非効率や、情報共有の遅延、データの分析に時間を取られているという問題も浮き彫りになりました。このように、課題は広範囲にわたり、それぞれの業務において異なる形で非効率が発生していることが分かりました。

その後、弊社はそれぞれの業務の課題を細分化し、どの部分にどのAIを導入すれば最大の効果を発揮できるかを検討しました。まず、データ入力作業や書類作成に関しては、生成AIを活用することで自動化できる部分が多く、例えば、AIによる文書生成機能やデータ抽出・整理機能を導入することで、大幅に時間を削減できる可能性が高いと考えました。また、顧客対応においても、AIチャットボットを活用することで、よくある質問への迅速な対応が可能になり、スタッフの負担を軽減できると判断しました。さらに、情報共有やデータ分析に関しては、AIを使ってリアルタイムでのデータ処理や視覚化を行うことで、意思決定の迅速化と、部門間の連携の向上が見込めると考えました。

弊社には生成AIに精通したスペシャリストが在籍しており、Chat GPTをはじめとする生成AIの活用に不慣れな企業様のために、クライアント様に合わせてChat GPTの機能をチューニングし、使い勝手を向上させた完全オリジナルアプリ「GPTs」の開発と導入をご提案しています。今回も、クライアント様のニーズに応じた以下のようなオリジナルツールの導入をご提案しました。

文書生成AI

定型的なレポートやメールの作成をAIに任せることで、作業時間を大幅に短縮し、社員の皆様がより創造的な業務や高付加価値な業務に集中できるようになります。

AIチャットボット

顧客からの問い合わせやサポートをAIチャットボットで対応することで、よくある質問への迅速な対応が可能になり、スタッフは複雑な問い合わせや重要な業務に専念できます。

さらに、ツールの導入に際しては、単に提供するだけでなく、社内の業務フローに合わせた最適化を行うことが重要です。そのため、従業員へのトレーニングやツールの運用に関する支援も実施しました。特に、今回は生成AI導入が初めての企業様だったため、運用初期の段階では手厚いサポートを提供し、ツールの使い方や最適な運用方法をスタッフの皆様がスムーズに習得できるよう徹底的にサポートしました。

導入後、しばらくすると業務効率化が顕著に現れ始めました。文書生成AIを使ったレポート作成やメール送信の自動化により、担当者が多くの時間を費やしていた業務が効率化され、顧客対応におけるチャットボットも短時間で回答を行い、顧客満足度の向上にも繋がりました。さらに、データ分析AIを使うことで、部門間での情報の透明性が向上し、リアルタイムで必要なデータを基に意思決定が迅速に行えるようになりました。その結果、全体的に業務の効率が向上し、業務プロセスがスムーズに流れるようになり、従業員の負担も大幅に軽減されました。

最終的に、このクライアントは生成AIを効果的に活用することで、業務効率化を実現し、スタッフの生産性を大幅に向上させることができました。また、AIによるサポートで顧客対応も迅速化し、顧客満足度の向上にも繋がったことから、企業全体のパフォーマンス向上にも寄与しました。弊社はAIツールの選定から導入、運用支援までを一貫してサポートすることで、企業が自社の課題に最適なソリューションを導入し、業務効率化を実現いたします。